De verplichte vertrouwenspersoon is een stap dichterbij. De Tweede Kamer heeft het initiatiefwetsvoorstel hiervoor aangenomen voor werkgevers met tien of meer werknemers. Dit moet bijdragen aan een sociaal veiliger werkomgeving voor alle werknemers. Maar wat betekent dat voor de werkgever? Wat moet er gebeuren en wat levert het op? Extern vertrouwenspersoon Vera Aarts licht het toe.
Ruim een miljoen mensen krijgen op hun werk te maken met pesten, (seksuele) intimidatie, discriminatie of agressie. Dergelijk ongewenst gedrag heeft veel impact op de werksfeer en de gezondheid van werknemers. Bovendien strookt het niet met de norm dat iedere werknemer recht heeft op een sociaal veilige werkomgeving.
In oktober 2020 werd daarom al een voorstel ingediend bij de Tweede Kamer voor het verplicht stellen van een vertrouwenspersoon. Deze wijziging van de Arbeidsomstandighedenwet moet bijdragen aan het terugdringen van ongewenst gedrag op de werkvloer en het creëren van een veilige werkomgeving voor alle werknemers. In mei 2023 werd het wetsvoorstel aangenomen.
Volgens verschillende bronnen, die ook worden genoemd in het initiatiefwetsvoorstel, speelt de vertrouwenspersoon een belangrijke rol bij het tegengaan van ongewenste omgangsvormen en bij het opstellen van een goed beleid om ongewenste omgangsvormen tegen te gaan.
Ongewenste omgangsvormen/ Grensoverschrijdend gedrag
Ongewenste omgangsvormen zijn omgangsvormen die leiden tot ongewenst grensoverschrijdend gedrag. Gedrag is grensoverschrijdend als de ontvanger vindt dat het te ver gaat. Het gaat niet over de norm van de veroorzaker. Hierbij wordt er onderscheid gemaakt tussen verschillende categorieën: pesten, (seksuele) intimidatie, discriminatie en agressie. Maar in alle gevallen moet degene die het gedrag vertoont daarmee ophouden en zijn gedrag aanpassen als de ontvanger aangeeft dat zijn grens wordt overschreden.
Dat aangeven is vaak makkelijker gezegd dan gedaan. En hoe langer je wacht, hoe moeilijker het wordt. Als er ook nog een machtsverhouding meespeelt, is het nog moeilijker. Juist dan bepaalt de cultuur in de organisatie of het überhaupt mogelijk is om er iets van te zeggen zonder dat het andere, vervelende consequenties heeft.
Sociaal veilige werkomgeving
Volgens de Arbowet is de werkgever verplicht om, binnen het algemene arbeidsomstandighedenbeleid, psychosociale arbeidsbelasting te voorkomen of te beperken als dit een risico vormt binnen de organisatie. Elke organisatie zal dus beleidsstukken hebben voor het creëren van een sociaal veilige werkomgeving. Maar voor een sociaal veilige werkomgeving, waarin grensoverschrijdend gedrag niet wordt getolereerd, is meer nodig dan het opstellen van beleidsstukken met daarin een zin als: “We hebben een open cultuur en alles mag gezegd worden”, en als toelichting: “De deur van de leidinggevende staat altijd open”.
Ook levert het verplicht aanstellen van een vertrouwenspersoon, waarin de nieuwe wet moet voorzien, geen positieve bijdrage als melders van ongewenst gedrag en de taak van de vertrouwenspersoon niet serieus worden genomen, en/of het management voor het inrichten van een sociaal veilige werkomgeving alleen een afvinklijstje hanteert.
Voldoen aan wet- en regelgeving is belangrijk, maar het daadwerkelijk implementeren en inrichten van een sociaal veilige werkomgeving, het goede voorbeeld geven als management en nazorg verlenen als er iets is voorgevallen, is vele malen belangrijker. Hiervoor zal in veel organisaties een cultuurverandering nodig zijn. Want als je al alles kunt zeggen, wordt er dan ook wat mee gedaan? Gebeurt er iets waardoor de ongewenste situatie of het ongewenste gedrag stopt? In de praktijk zien vertrouwenspersonen vaak, ook waar de open cultuur in de gedragscode staat, dat iedereen misschien wel alles mag zeggen, maar dat het daar vaak bij blijft. Hoe is dat in jouw organisatie?
Praktijkvoorbeelden in de media
In de media verschenen recent voorbeelden van meldingen waar niets mee werd gedaan of die niet op de juiste manier werden opgevolgd. Op de escalatieladder die de vertrouwenspersoon gebruikt, is de pers halen de bovenste trede. Als je daar belandt, heb je vele tredes gemist of er is inderdaad sprake van een ernstig zieke cultuur.
In dit stadium loop je als organisatie een enorme reputatieschade op. Voor melders betekent dit waarschijnlijk dat iets al lang speelt, dat er intern geen gehoor aan hun melding is gegeven en dat hun verzoek om het ongewenste gedrag te laten stoppen niet het gewenste resultaat heeft gehad. Misschien zijn er wel stappen gezet, maar zeker niet de juiste stappen. Misschien is de veroorzaker niet aangesproken op zijn gedrag en misschien is de melder niet betrokken geweest bij het zoeken naar een oplossing. Misschien geeft de veroorzaker geen gehoor aan de gevraagde aanpassing van zijn gedrag.
Bij de voorbeelden uit de media kennen we de casussen natuurlijk niet daadwerkelijk, maar toch heeft iedereen daar meteen een mening en een oordeel over: waar of niet waar, terecht of onterecht, het levert enkel schade op. Als melder en vertrouwenspersoon, maar ook als veroorzaker van ongewenst gedrag en als werkgever wil je niet in een dergelijke situatie terechtkomen.
Gecontroleerde escalatie en de-escalatie
Een vertrouwenspersoon kan helpen een casus gecontroleerd stap voor stap te escaleren of te de-escaleren. Dat voorkomt dat een casus in de publiciteit wordt uitgevochten. Als vertrouwenspersoon sta je een melder bij, je vangt hem op in een eerste gesprek. Eerst luister je naar de melder, dan vraag je wat de melder wil en leg je de voor- en nadelen van alle mogelijke vervolgstappen uit.
De melder bepaalt wat er wel of niet gebeurt. Soms wil de melder alleen zijn verhaal kwijt, is hij daarna opgelucht en wil hij geen verdere stappen ondernemen. Dat moet je als vertrouwenspersoon respecteren. Het gebeurt ook dat de melder al een klacht heeft opgeschreven en die onmiddellijk de organisatie in wil sturen.
Dan is het goed om even op de rem te trappen en te bespreken of er eerst nog alternatieven onderzocht kunnen worden die mogelijk voor alle partijen beter zijn. Als gesprekken tussen verschillende partijen echt niet mogelijk blijken of geen effect hebben, dan is er nog steeds de mogelijkheid om de interne klachtenprocedure te volgen alvorens naar buiten te treden. Vaak hoor je dat, als een melder een klacht indient of wil indienen, het de melder niet eens zozeer gaat om wat hem is aangedaan, maar dat deze wil dat het ongewenste gedrag ophoudt en dat het niet nog meer mensen overkomt.
Het komt ook voor dat een melder geen volgende stap wil of durft te zetten maar dat de situatie zo ernstig is dat je er als vertrouwenspersoon voor de organisatie toch iets mee moet doen. Dat kan je doen, als onderdeel van je taak als vertrouwenspersoon om gevraagd en ongevraagd advies te geven aan de werkgever, maar in dit geval natuurlijk anoniem als de melder dat wenst en altijd in overleg met de melder(s) en niet herleidbaar.
Als mensen zich veilig voelen, dan wordt er meer gemeld en zal er meer ruimte zijn voor begrip voor elkaar
Gedrag en aanspreekcultuur
In elke organisatie zou een cultuur moeten zijn waarin men elkaar vrij, respectvol en veilig kan aanspreken op gedrag en op normen en waarden die bekend zijn. Als mensen zich veilig genoeg voelen om zich uit te spreken, vragen te stellen of feedback te geven en als meldingen serieus worden genomen, dan wordt er meer gemeld en zal er meer ruimte zijn voor begrip voor elkaar.
Er zijn genoeg modellen die aangeven dat menselijk gedrag ook wordt bepaald door omstandigheden. Het DISC- model leert bijvoorbeeld dat stress ervoor zorgt dat we ‘op scherp staan’ en dat we prestaties leveren. Maar die stress versterkt ook ons voorkeursgedrag, waarbij de scherpe kanten naar boven komen. Wie kent niet een stressvolle situatie waarin de emoties hoog opliepen omdat er prestaties geleverd moesten worden?
Het DISC-model maakt onderscheid tussen vier gedragsstijlen (Dominant, Invloedrijk, Stabiel en Consciëntieus). Elke stijl heeft zijn eigen voorkeursgedrag met positieve maar ook negatieve effecten zoals intimidatie, autoritair gedrag, tactloosheid, aanvallend reageren, geen oog hebben voor signalen van anderen.
Is het erg dat mensen onder stress in hun voorkeursgedragsstijl schieten? Nee, maar het is wel belangrijk dat ze er zich van bewust zijn, de negatieve effecten proberen te minimaliseren en achteraf sorry kunnen zeggen en de ander bedanken voor begrip en steun op het moment van hun mogelijk ongewenste gedrag. Zo laten ze zien dat ze het goede voorhebben en dat hun gedrag door de omstandigheden op dat moment niet gewenst was voor anderen.
Een voorkeursgedragsstijl kan nooit een excuus zijn om ongelimiteerd ongewenst gedrag te vertonen. Juist het bespreekbaar maken van gedrag, maakt dat er ruimte is om te onderzoeken wat er wel of niet werkt om de juiste opvolging aan een melding te geven. Een goede opvolging is niet altijd even gemakkelijk, want wat in de ene situatie goed werkt, werkt in een andere situatie soms helemaal niet. Sensitiviteit voor signalen en sensitiviteit voor de rijkheid aan manieren om hiermee om te gaan, passend bij de betrokken medewerkers en de situatie die zich heeft voorgedaan, is hier zeer behulpzaam.
Toegevoegde waarde van een vertrouwenspersoon
Vertrouwenspersonen spelen een belangrijke rol in het voorkomen en beperken van de impact van ongewenste omgangsvormen. Maar de vertrouwenspersoon kan alleen optimaal functioneren als werknemers de vertrouwenspersoon weten te vinden. Ze moeten ervan uit kunnen gaan dat zij in vertrouwen ongewenst gedrag bij de vertrouwenspersoon kunnen melden en dat de werkgever de vertrouwenspersoon steunt en voldoende ruimte geeft om zijn rol professioneel en onafhankelijk in te vullen. Dit geldt voor zowel de interne als de externe vertrouwenspersonen. Bij de taken van de vertrouwenspersoon hoort naast het opvangen van melders ook het signaleren van knelpunten in de uitvoering van het beleid op het gebied van de sociaal veilige werkomgeving, het verstrekken van informatie en, gevraagd en ongevraagd, advies geven over de mogelijkheden om ongewenst gedrag te voorkomen of te bestrijden.
Het is belangrijk dat de vertrouwenspersoon over voldoende kennis en kunde beschikt
Om deze rol goed uit te kunnen voeren, is het belangrijk dat de vertrouwenspersoon over voldoende kennis en kunde beschikt en dus goed is opgeleid en bijgeschoold. Zo kan er worden gekozen voor een vertrouwenspersoon die lid is van de landelijke vereniging van vertrouwenspersonen (LVV).