Van eilandcultuur naar een organisatie zonder afdelingen. Stefan van de Griendt, directeur Personeel en Organisatie van het Ministerie van Justitie en Veiligheid - ‘JenV’ voor ingewijden, legt hij uit hoe hij de personele krapte en het verzuim te lijf gaat met nieuwe organisatievormen. Onder andere ontleend aan de Duitse filosoof Peter Sloterdijk.
Vier jaar geleden begon je als directeur Personeel & Organisatie bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Wat trof je aan?
Ik kreeg te horen dat ik de tiende directeur in tien jaar tijd was. Door de vele wisselingen was de directie in zijn schulp gekropen. ‘We moeten maar eens zien of deze directeur er over een jaar nog zit’ was de teneur. Mijn eerste taak was dan ook om langer dan een jaar blijven. Ik ben met iedereen persoonlijk in gesprek gegaan om het vertrouwen terug te brengen in de directie.
Als iedereen zich op zijn eiland had teruggetrokken ontbrak een duidelijke koers waarschijnlijk
Ja, iedereen was naar eigen vermogen bezig. Met de beste bedoelingen natuurlijk. Daarom moest er een centrale en transparante agenda komen die gezamenlijk werd opgesteld. Een agenda die begon bij de vraag: wat is de maatschappelijke opdracht van JenV, en vervolgens wat is daar dan de bijdrage van P&O aan? Daar kwamen de thema’s uit voort die relevant voor ons zijn.
Mijn eerste taak was om langer dan een jaar te blijven
Welke thema’s zijn dat?
Bovenaan staan op dit moment de personele krapte en het te hoge arbeidsverzuim in het hele ministerie. De combinatie van het arbeidsverzuim met de uitstroom van pensioensgerechtigden én minder aanbod van nieuwe medewerkers vanuit scholen en universiteiten vormt een verkeerde cocktail. Daar komt nu en komende jaren voor JenV een grote personele vraag uit voort, zoals voor veel organisaties die momenteel met dit vraagstuk kampen.
Daar zoeken wij als P&O-directie niet alleen de oplossing voor. Wij zijn een concerndirectie in een ministerie waar 25 uitvoeringsorganisaties bij horen. Die hebben hun eigen P&O-directies en -afdelingen. Het zou aanmatigend zijn als wij als concerndirectie bijvoorbeeld gevangenispersoneel voor Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) gaan zoeken.
Wat kan de concerndirectie wel doen?
Er zijn een paar tandwielen waar ik aan kan draaien: de instroom versnellen, verbeteren en vergemakkelijken en ervoor zorgen dat mensen hier willen blijven werken. Voor het eerste tandwiel gaan we de recruitmentfunctie versterken. Alle onderdelen hebben hun eigen recruiters die IT’ers, juristen, financiële professionals en HR-mensen zoeken. We slaan de handen ineen en gaan dit samen doen waar het samen kan. Zo wordt de concurrentie tussen de onderdelen kleiner.
Hoe werkt dat precies?
Door gezamenlijk bijvoorbeeld een hele pool juristen en financiële professionals te werven en ze te plaatsen daar waar ze het meest tot hun recht komen. Dat betekent dat we permanent goede mensen werven, wat wezenlijk anders is dan statisch vanuit vacatures denken. Intern moet ik dan iets organiseren, een carrièrecentrum bijvoorbeeld, dat deze nieuwe mensen naar de juiste plek begeleidt. Je kunt ook bekijken of je een pool flexibel in kunt zetten binnen JenV. Als het druk is bij organisatie A werken daar tijdelijk meer mensen, als ze daarna nodig zijn bij B werken daar een tijdje meer mensen uit de pool.
Heeft de krapte ook met arbeidsmarktcommunicatie te maken? Is het imago van de overheid aantrekkelijk genoeg?
Zeker. De overheid is en blijft een sterk merk. JenV heeft zelfs een spannend imago. Ik merk dat mensen echt voor JenV willen werken. Al kunnen we vooral de afzonderlijke merken die onder JenV vallen wel wat beter neerzetten. Veel jonge mensen willen graag voor de overheid werken omdat zij aan grote maatschappelijke vraagstukken willen werken. Maar ze weten niet altijd waar ze terechtkomen. De overheid omvat zoveel organisaties. Dat kunnen we dus beter communiceren.
Mensen buiten het ministerie denken bij justitie en veiligheid al snel aan terrorisme en andere criminaliteit
JenV omvat veel meer. Denk aan de Kinderbescherming, de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND), Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI), de screeningsautoriteit Justis, de Justitiële Informatiedienst (Justid) en het Nederlands Forensisch Instituut (NFI); er is zo’n diversiteit. De mogelijkheden binnen deze organisatie zijn hartstikke groot, ook voor starters die willen doorgroeien. Dat maakt werken voor JenV ook zo gaaf.
Wat kunnen zij verwachten van werken bij ‘JenV’?
De vrijheid om zelf te bepalen hoe ze willen werken bijvoorbeeld binnen de P&O-discipline. Je moet hier je eigen weg vinden als HR-adviseur. Meer dan bij bijvoorbeeld Binnenlandse Zaken waar strakkere werkprocessen zijn. Ik heb niet alle manieren van werken tot in de puntjes uitgedacht. Het gaat mij om de teamdynamiek; een hoge interactiedichtheid tussen medewerkers en in het managementteam vind ik belangrijk. Mensen die van commerciële organisaties komen moeten vaak even uitvinden hoe een ministerie werkt, wat de politieke component is en hoe je je verhoudt tot de accounts. Maar als je gemakkelijk contact maakt en bij mensen naar binnen stapt gaat dat snel.
Aan werving door de overheid kleven nogal wat regels. Zit dat de externe werving niet in de weg?
De overheid heeft inderdaad over alles behoorlijk goed nagedacht. Dat moet ook wel, er werken 120.000 mensen voor het Rijk. We hebben een Personeelsplan Rijk, een Cao Rijk, personeelsreglementen en vrij strakke vacaturekaders. Die schrijven voor dat we eerst intern op zoek moeten naar kandidaten, daarna kunnen we pas naar buiten. Dat werkt wel eens belemmerend als ik snel mensen nodig heb.
Wat kun je daaraan doen?
Ik wil de default omdraaien en het vacaturekader zo aanpassen dat alles tegelijk kan. We zoeken intern, en van werk naar werk, en we kijken tegelijk buiten de organisatie. Dat betekent dat ik met de medezeggenschapsraad en bonden andere afspraken moet maken. Hoe borgen we dan de rechtspositie van medewerkers? Je zou bijvoorbeeld kunnen afspreken dat bij gelijke geschiktheid een interne kandidaat voorgaat. Dan heb ik nog steeds een versnelling in mijn wervingsproces georganiseerd. Al denk ik overigens niet dat we ons de komende tijd zorgen hoeven te maken dat externe werving interne kandidaten in de weg zit.
Waar moet een leidinggevende bij JenV aan voldoen?
Het helpt als je affiniteit hebt met het maken van een visie en maatschappelijke problemen kunt vertalen naar de vraag ‘Wat staat me nu te doen?’. Maatschappelijke problemen los je niet vandaag op. Dat is een belangrijke stelregel voor werken bij de overheid. Het is van belang dat je zowel met de problematiek van vandaag aan de slag kunt gaan als sturen op de lange lijnen.
Maar je moet die maatschappelijke problemen wel willen oplossen…
Wil je succesvol zijn als leidinggevende dan moet je gevoel hebben voor de buitenwereld. Als je wetten, beleid en regelgeving maakt is het nodig dat je praat met de professionals op straat die in de dagelijkse hectiek zitten. Een doorwrocht begrip van hun dagelijkse werk is een randvoorwaarde voor het maken van een wet die een maatschappelijk effect beoogt.
Napraten is een vast onderdeel van het proces
Medewerkers van JenV hebben ook met dilemma’s rond veiligheid te maken, meer dan andere medewerkers bij de rijksoverheid
Bij J&V is altijd iets aan de hand. Het gaat elke dag over justitie en veiligheidsthema’s. Je moet je hier altijd afvragen wat het goede is om te doen. Dat heeft zijn weerslag op de organisaties binnen JenV. We besteden daarom veel aandacht aan ethiek en moreel leiderschap.
Wie bijvoorbeeld voor de Dienst Terugkeer en Vertrek werkt moet uitgeprocedeerde asielzoekers op het vliegtuig zetten. De ambitie is om dit zo humaan mogelijk te doen. De cultuur binnen de DT&V is dat ze daar altijd over napraten, dat is een vast onderdeel van het werkproces.
Wat voor leidinggevende ben je zelf?
Als je het anderen zou vragen hoop ik dat ze zeggen: ‘Stefan heeft echt een idee over waar het naartoe moet. Hij is goed in staat om dat te vertalen naar de agenda van vandaag. En hij hecht veel belang aan verbinding en interactie tussen zijn medewerkers onderling en tussen hen en de buitenwereld.’
Hoe verbind je jouw medewerkers?
Ik ben met afdelingen gestopt. We kijken naar de agenda, wat is het werk dat ons te doen staat, en organiseren daar teams omheen. Elk jaar kunnen medewerkers laten weten waar ze komend jaar mee bezig willen zijn. Zo zijn er constant wisselingen binnen de teams. Dat zorgt voor frisse inzichten, het draagt bij aan de ontwikkeling van medewerkers en bovendien voelen medewerkers zelf de verantwoordelijkheid voor hun keuze.
Dat is best vernieuwend
Ik denk altijd na over nieuwe vormen van organiseren, daar helpt de filosofie mij bij. Zo heb ik aan de Duitse filosoof Peter Sloterdijk ontleend dat mensen sferische wezens zijn. Mensen hechten aan sferen en teams. Ze willen zich ergens thuisvoelen. Hij gebruikt bollen als metaforen. Ik probeer zijn filosofie te gebruiken voor de manier waarop ik de directie bouw. Mijn organogram bestaat uit tandwieltjes en bollen, dat zijn de teams die met elkaar samenwerken. Met rechthoekige en vierkante samenwerkingsvormen krijg je begrensde blokken. Ik hecht aan het visuele en aan concepten. Ze bieden me een goede denkrichting. Zo is P&O nu zonder afdelingen één gemeenschap.”
5 persoonlijke vragen aan Stefan van de Griendt
Je bent lang betrokken geweest bij de gemeentepolitiek van Leidschendam-Voorburg voor D66. Wat doe je als je als burgermeester wordt gevraagd? Ik denk niet dat dit snel gebeurt, maar als ik gevraagd wordt, dan doe ik dat meteen. Het liefst in Den Bosch, dat is een prachtige stad waar ik dichtbij in de buurt ben opgegroeid.
Waar klap je meteen je laptop voor dicht? Voor een voetbalwedstrijd van een van mijn kinderen. Ik heb vier jongens, de twee oudsten voetballen. Het is zo geweldig om naar die mannekes te kijken.
Waar lig je ‘s nachts van wakker? Ik lig nooit wakker. Ik heb in 2015 de PGB-crisis bij de SVB meegemaakt en ik was tegelijkertijd fractievoorzitter in de gemeentepolitiek waar op dat moment allerlei gedoe was. Dat waren nogal drukke tijden. Tijdens de zomervakantie van 2015, toen ik terugdacht aan het eerste half jaar, kon ik vaststellen: ‘Ik heb er geen seconde minder om geslapen.’ En dat beschouw ik als een groot geluk.
Wanneer heb je voor het laatst hard gelachen? Gisteravond bij het voetballen, hilariteit met het publiek langs de lijn. Ik ben voetbalcoach bij een ander team dan dat van mijn jongens.
Wat is de beste feedback die je hebt gekregen? Durf eens wat meer de confrontatie aan te gaan. En vertrouw er nou op dat je veel in huis hebt om de relatie goed te houden. Dat vond ik hele mooie feedback.