Onze vestigingen
Amsterdam
020-4084010
s-Hertogenbosch
073-7511716
Utrecht
030-6701570
Zoetermeer
079-3631680
Cover
OverheidIDen HaagIMBOI32 uur
Directiesecretaresse
De functie

De rol van managementondersteuner van de directeur Bureau Nationale ombudsman is een verantwoordelijke rol. Het accent ligt daarbij op dienstverlening. Als ondersteuner van de directeur ben je verantwoordelijk voor de allround secretariële en organisatorische ondersteuning van haar. Je bent voor haar het coördinerende communicatiecentrum en vast aanspreekpunt. Bij jou komen veel informatiestromen bij elkaar. Je bent in staat deze informatie te filteren, te prioriteren en daarover te signaleren en adviseren, zodat je directeur up-to-date is.

Je hebt traditionele secretariële taken, zoals telefonie, agenda- en mailafhandeling, notuleren en verslaglegging van vergaderingen, dagmappen verzorgen, archiefbeheer, vergaderlocaties regelen en adressenbestand up-to-date houden. Daarnaast vragen we ook van je om informatiestromen te coördineren, vooruit te kijken en planningen te maken en te bewaken. In de uitvoering van deze taken is een grote mate van zelfstandigheid, flexibiliteit, nauwkeurigheid en omgaan met vertrouwelijkheid vereist. Je bent snel van begrip, je denkt mee en vooruit. Energiek, proactief en hands-on behoren dan ook tot je standaard competenties. Gevoel voor verhoudingen en discretie zijn een must.

Samen met de andere managementondersteuners van het secretariaat van de ambtsdragers (de Nationale ombudsman, de Substituut ombudsman en de Kinderombudsman) vorm je een collegiaal team, waarin jullie efficiënt en prettig met elkaar samenwerken. Als managementondersteuner van de directeur werk je primair voor de directeur, maar vervang je ook zo nodig de collega managementondersteuners gedurende verlofperiodes. Dit zal met name van toepassing zijn op de ondersteuning van de kinderombudsman. Als je werkzaamheden voor de directeur dit toelaten, ondersteun je de collega's bij hun werkzaamheden voor de ambtsdragers, zodat je ook ingewerkt raakt op hun kennisgebieden. Dit betekent dat je breed inzetbaar bent voor zowel de directeur als de ambtsdragers.


Het profiel

Om deze rol goed te kunnen uitvoeren beschik je over de volgende functie eisen:

  • Afgeronde secretariële opleiding op minimaal MBO 4-niveau;
  • Ruime relevante werkervaring, bij voorkeur als directiesecretaresse, of als secretaresse van een politiek of ambtelijk leider;
  • Integere omgang met vertrouwelijke informatie en stukken;
  • Groot aanpassings- en leervermogen;
  • Goede beheersing van standaard kantoorapplicaties en automatiseringssystemen;
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
  • Redelijke beheersing van de Engelse taal in woord en geschrift;
  • Kennis van en affiniteit met het ombudswerk.

    Tevens zijn de onderstaande competenties van belang:
  • Stressbestendig;
  • Flexibel;
  • Samenwerkingsgericht;
  • Klantgericht/dienstverlenend;
  • Nauwkeurig;
  • Plannen en organiseren;
  • Proactief;
  • Organisatiesensitiviteit;
  • Ontwikkelingsgericht;
  • Relativeringsvermogen.

De organisatie

Bij de Nationale ombudsman staat de burger centraal. Als iemand vastloopt bij de overheid, helpt de Nationale ombudsman hem op weg. De Nationale ombudsman is zowel nationaal als internationaal een expertisecentrum voor klachtbehandeling. 170 enthousiaste en bevlogen medewerkers zetten zich elke dag in om problemen tussen burgers en overheid op te lossen én te voorkomen.

Medewerkers van de Nationale ombudsman krijgen volop mogelijkheden om te groeien, te leren en hun talenten te ontwikkelen.Onze medewerkers volgen individuele en gezamenlijke ontwikkeltrajecten en activiteiten. Daarnaast is er alle ruimte om zelf vorm te geven aan je ontwikkeling.

Het aanbod

Naast het salaris en vakantiegeld kun je rekenen op een eindejaarsuitkering, de zogenaamde 13e maand. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer maximaal 55% betaald ouderschapsverlof (onder voorwaarden), studiefaciliteiten, een extra verlofregeling voor ouderen en een vergoeding woon-werkverkeer. Bovendien heb je een aantal individuele keuzemogelijkheden bij het samenstellen van je arbeidsvoorwaardenpakket.

Wij bieden:

  • Een prettige werkomgeving in een dynamische omgeving met goede faciliteiten in hartje Den Haag (vlakbij CS);
  • Een functie voor 32-36 uur per week verdeeld over tenminste 4 dagen;
  • Een tijdelijke aanstelling (1 jaar) met bij goed functioneren uitzicht op een vaste aanstelling;
  • Salaris conform schaal 7 BBRA, min € 2.312,-- –Max. € 3.013,-- (bruto).

Direct solliciteren?

Om te solliciteren, vragen wij je onderstaand formulier in te vullen. Het is in deze fase nog niet nodig je CV als bijlage toe te voegen. 

v
Clear selectionBrowse...
Max. 4MB pdf, doc, docx,rtf
Klik op het LinkedIn logo om de link naar je profiel automatisch op te halen
Zorg ervoor dat in de bestandsnaam van het CV geen vreemde tekens staan (bijv. %, #, @ etc.). Wij geven de voorkeur aan CV’s die zijn opgemaakt in Word formaat (doc(x)).

Lees desgewenst onze toelichting op de sollicitatie- en inschrijfprocedure.